• Широке інформування мінімум за 14 днів до початку обговорення;
• Зручний час для представників груп інтересів;
• Можливість дістатись до місця події громадським транспортом (регулярним або організованим);
• Наявність опалення та освітлення приміщення;
• Безбар’єрність місця проведення;
• Наявність вбиральні;
• Можливість розміститись у місці події всім учасникам та учасницям;
• Можливість гнучкої трансформації простору, наприклад, реорганізації місць для сидіння з аудиторної на півколо чи кілька кіл;
• Наявність потрібних робочих технічних засобів (звук, проектор, комп’ютер тощо);
• Доступність розкладу події її учасникам/цям;
• Наявність заздалегідь роздрукованих наочних матеріалів;
• Забезпечення способами фіксації обговорень (конспектування, запис на фліпчарті тощо);
• Передбачення форм зворотного зв’язку та альтернативних способів висловити свою думку;
• Наявність всієї необхідної канцелярії (папір, ручки, маркери, олівці тощо);
• Наявність питної води/кави/чаю;
• Наявність місця для неформальної взаємодії;
• Наявність дитячого кутка – для дітей, які прийшли з батьками;
• Передбачення форм реєстрації для збору контактів, щоб надати зворотній зв’язок;
• Збір попередніх підписів на дозвіл відео фіксації (за потреби);
• Організація незалежної модерації події (ведення обговорення).